IMAP vs. POP3 – E-Mail-Postfach lokal richtig einrichten

E-Mails sind aus unserer privaten und geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Unzählige Firmen bieten Mailing an. Wer nur eine einzelne private E-Mail-Adresse benötigt, greift gerne auf große Anbieter wie Google, Yahoo, T-Online, web.de und Co. zurück. Dort erhält man meist kostenlos eine eigene E-Mail-Adresse mit der Domainendung des jeweiligen Anbieters. Als Benutzer bestimmt man lediglich wie der Teil vor dem @-Zeichen der E-Mail-Adresse lauten soll. Bei Google kann man so z.B. eine Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. registrieren.

Personen, die für ihr Gewerbe eine eigene Domain registriert haben, nutzen meist das im Domain- und Webhosting integrierte Mailing und arbeiten mit E-Mail-Adressen, die über ihre eigene Domain laufen. Hat man für sein Unternehmen also z. B. Die Domain maxmustermann.de registriert, kann man dann mit E-Mail-Adressen wie Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein., Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. etc. arbeiten.

Ein weiterer Service, den sowohl die großen Mail-Anbieter als auch Hostinganbieter zur Verfügung stellen, ist eine Weboberfläche über die man auf sein E-Mail-Postfach zugreifen kann, um E-Mails zu lesen und zu schreiben. Dieser Dienst wird oft als WebMail bezeichnet. Zwar kann man damit den Großteil der üblichen Aufgaben rund ums Mailing erledigen, die Benutzerfreundlichkeit und der Komfort lassen leider oft zu Wünschen übrig.

Besser man bindet seine E-Mail-Adresse in lokalen E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird oder Mac Mail ein. Das ist gar nicht so schwer wie es im ersten Moment vielleicht klingt. Die meisten Programme nehmen ihre Benutzer an die Hand und leiten sie verständlich und einfach durch den Einbindungsprozess. Egal welches Programm Sie nutzen, egal ob Handy oder Computer, die folgenden Informationen benötigen Sie für die erfolgreiche Einbindung Ihrer E-Mail-Adresse in Ihrem lokalen E-Mail-Programm:

• Posteingangsserver
• Postausgangsserver
• Benutzername
• Passwort
• E-Mail-Adresse 

Bei der Angabe des Posteingangsservers kann man oft zwischen POP3 und IMAP wählen. Laien wissen oft nicht was diese Kürzel bedeuten und wo der Unterschied zwischen beiden Auswahlmöglichkeiten liegt.

Wird eine Nachricht an eine E-Mail-Adresse geschickt, landet diese zunächst beim Mailserver, der mit der Verwaltung der empfangenden E-Mail-Adresse betraut ist. Von dort beziehen die einzelnen E-Mail-Postfächer die für sie relevanten E-Mails. Dabei gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen.

POP3
POP3 steht für Post Office Protocol Version 3. E-Mail-Postfächer, die mittels dieser Vorgehensweise E-Mails abrufen, übertragen die E-Mails vom Mailserver zum lokalen Programm (z.B. Microsoft Outlook) und sorgen anschließend dafür, dass die abgerufenen E-Mails vom Mailserver gelöscht werden. Sobald also ein E-Mail-Postfach mittels POP3 eine Mail abruft, ist sie auf dem Mailserver nicht mehr vorhanden. Die E-Mail existiert dann nur noch im lokalen Programm.

Vorteil: der Speicherplatz des Mailservers wird geschont.
Nachteil: Sollten die Mails im lokalen Programm - aus welchem Grund auch immer – verloren gehen, sind diese unwiderruflich verloren, sofern Sie sich nicht explizit um eine Sicherung gekümmert haben.

IMAP
IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Anders als bei POP3 werden die Mails nicht vom verwaltenden Mailserver gelöscht, sondern verbleiben dort als Sicherungskopie. E-Mail-Postfächer, die mittels IMAP die Nachrichten abrufen, übertragen also nur eine Kopie der Nachrichten auf das lokale E-Mail-Programm.

Vorteil: Alle E-Mails verbleiben als Sicherungskopie auf dem Mailserver. So kann ein E-Mail-Postfach auch problemlos auf mehreren Geräten eingerichtet werden (z.B. Computer und Smartphone).
Nachteil: Die zahlreichen E-Mails, die auf dem Mailserver verbleiben, verbrauchen Speicherplatz.

Wir nutzen bei unseren eigenen E-Mail-Adressen ausschließlich IMAP. Gerade im geschäftlichen Schriftverkehr ist für uns die Tatsache, dass alle E-Mails zusätzlich auf dem Mailserver gesichert werden, das ausschlaggebende Argument schlechthin. Auch unseren Hostingkunden steht selbstverständlich sowohl POP3 als auch IMAP zur Verfügung.

Sie wünschen sich eine professionelle E-Mail-Adresse mit Ihrer eigenen Domain? Gerne wickeln wir die Domainregistrierung für Sie ab und richten den Mailserver für Sie ein. Kontaktieren Sie uns einfach für weitere Informationen.

Wir geben in diesem Artikel Tipps und Informationen, übernehmen jedoch keine Gewähr für Vollständigkeit oder absolute Korrektheit. Im Zweifel sollten Sie rechtlichen Rat einholen.