E-Mail-Marketing mit Newsletter – Old but Gold

In Zeiten von Facebook, Instagram, WhatsApp und Co. wird das klassische E-Mail-Marketing gerne belächelt. Vollkommen zu unrecht, denn in der Regel verfügen mehr Menschen über eine E-Mail-Adresse als über Konten in den sozialen Medien. Je nach Branche kann es also sein, dass Sie mit einem Newsletter mehr Personen erreichen als mit reinen Social Media Kampagnen. Auch sind Sie bei Newslettern nicht von den Algorithmen der Social Media Plattformen abhängig. Ihre E-Mail landet direkt im Posteingang des Empfängers.

Allerdings gibt es bei E-Mail-Marketing auch viele rechtliche Vorgaben, die es unbedingt zu beachten gilt. Ansonsten läuft man schnell Gefahr, mit teuren Abmahnungen, Bußgeldern und ungemütlichen Unterlassungserklärungen konfrontiert zu werden. In diesem Artikel möchten wir auf einige wichtige Aspekte des E-Mail-Marketings eingehen.

Grundsätzlich dürfen Sie Werbe-E-Mails nur an Personen schicken, die Ihnen dafür zuvor ihre Einwilligung erteilt haben. Das Erteilen der Einwilligung muss durch die Person selbst freiwillig erfolgen und dokumentiert werden.

Am weitesten verbreitet, ist das sog. Double-Optin-Verfahren:

1. Eine Person meldet sich mittels eines Onlineformulars unter Angabe ihrer E-Mail-Adresse für Ihren Newsletter an.
2. Daraufhin erhält diese Person eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse mit einem Bestätigungslink.
3. Erst durch den Klick auf diesen Link, gilt die Einwilligung zum Versand Ihres Newsletters als erteilt. 

Jede Werbe-E-Mail, die Sie ohne explizite Einwilligung des Empfängers versenden, gilt als Spam und stellt ganz nebenbei auch einen Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dar. Je nach Unternehmensgröße kann dies sehr, sehr teuer werden.

Ausnahme: Sie dürfen Werbung per E-Mail unter bestimmten Voraussetzungen an Ihre Bestandskunden verschicken, sofern diese dem nicht explizit widersprochen haben. Empfehlenswert ist es jedoch auch hier, eine ausdrückliche Einwilligung einzuholen. 

Die klassische Kaltaquise per E-Mail ist in Deutschland daher faktisch unzulässig.

Am besten setzt man auf einen der zahlreichen, bewährten Anbieter wie Brevo, Rapidmail oder MailJet. Diese bieten umfangreiche Tools, mit denen Sie Ihr E-Mail-Marketing professionell und effizient verwalten können. Unter anderem:

• Zugeschnittene Empfängerlisten für spezielle Themen
• Editoren für die Gestaltung der einzelnen E-Mails
• Umfangreichen Analysen
• Automatisierungen

Achten Sie bei der Wahl des Newsletter-Tools auf eine DSGVO-konforme Umsetzung und fügen Sie in Ihrer Datenschutzerklärung einen Passus ein, der über den Einsatz des gewählten Newsletter-Tools informiert. Ebenso sollten Sie unbedingt eine AV-Vereinbarung mit dem Anbieter schließen, denn dieser bekommt Zugriff auf die personenbezogenen Daten Ihrer Empfänger.

Neben Ihren eigentlichen Inhalten, müssen die folgenden Pflichtangaben in jeder Werbe-E-Mail enthalten sein:

• Impressum oder zumindest der direkten Link zu Ihrem Impressum
• Direkter Link zu Ihrer Datenschutzerklärung
• Abmeldelink (kostenfrei und mit einem Klick erreichbar)
• Best Practice: Name, Anschrift und Kontaktmöglichkeit Ihres Unternehmens

Seien Sie bei der Ausformulierung und Gestaltung Ihres Newsletters vorsichtig und informieren Sie sich unbedingt was hier erlaubt und verboten ist. Unbedingt empfehlenswert ist es z.B. auf die Platzierung fremder Logos zu verzichten. Auch müssen Sie sich bei allen Inhalten an das Urheberrecht halten. Auch bei der Angabe von Preisen oder Rabatten gibt es diverse Vorgaben, die es zu berücksichtigen gilt.

In den meisten Fällen empfiehlt es sich, die Inhalte Ihres Newsletters möglichst kurz und prägnant zu halten. Verzichten Sie auf komplexe und ausgefallene Layouts. Der Großteil Ihrer Empfänger wird Ihren Newsletter vermutlich auf dem Smartphone empfangen und lesen. Hier sind möglichst einfach aufgebaute Layouts besser geeignet.

Berücksichtigen Sie bitte auch, dass sich die wenigsten Ihrer Empfänger besonders lange mit Ihrer E-Mail befassen werden. Kommen Sie also möglichst schnell zum Punkt und reduzieren Sie die Inhalte auf das Wesentliche. Oft hilft es, sein eigenes Verhalten zu analysieren und zu bedenken. Stellen Sie sich einfach die Fragen: „Lese ich Newsletter aufmerksam durch?“ und „Wie schnell lösche ich einen Newsletter, nachdem ich ihn geöffnet habe?“.

Je nachdem wie sicher Sie im Umgang mit Webanwendungen und Online-Diensteanbietern sind, können Sie sich durchaus selbst um Ihr eigenes E-Mail-Marketing kümmern. Oft ist es jedoch sinnvoller, hier auf einen spezialisierten Dienstleister zu setzen. Dieser hat sich voll und ganz der Thematik verschrieben, kennt die üblichen Fallstricke, ist versiert im Umgang mit den gängigen Tools und kann Ihnen auch wertvolle Tipps zu Kampagnen-Gestaltung, Mailinhalt und Sendezeitpunkt geben. 

Wir sind zwar nicht auf reinen Newsletterversand spezialisiert, unterstützen Sie aber natürlich trotzdem gerne beim Aufsetzen und Umsetzen Ihres E-Mail-Marketings. Wir können bei der Einrichtung eines Benutzerkontos beim Newsletteranbieter Ihrer Wahl helfen, binden ein Anmeldeformular auf Ihrer Website ein und helfen auch beim Versand der E-Mails.

Sprechen Sie uns gerne an und starten Sie noch heute mit Ihrem E-Mail-Marketing.

Wir geben in diesem Artikel Tipps und Informationen, übernehmen jedoch keine Gewähr für Vollständigkeit oder absolute Korrektheit. Im Zweifel sollten Sie rechtlichen Rat einholen.